Saiba como o MS Project pode tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente

Antes um breve histórico sobre gerenciamento de projetos

É tentador pensar no gerenciamento de projeto como uma disciplina moderna, mas seus conceitos  principais têm raízes no século XIX.

Visão geral

O gerenciamento de projeto, em sua forma moderna, começou a se estabelecer somente há algumas décadas. No início dos anos 60, as empresas e outras organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho como projetos. Essa visão centralizada no projeto da organização evoluiu ainda mais, à medida que as organizações começaram a entender a necessidade crítica de seus funcionários se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em que integram seu trabalho em vários departamentos e profissões e, em alguns casos, setores inteiros.

Hoje, os princípios básicos do gerenciamento de projeto são representados pelo triângulo do projeto1. Se você ajustar qualquer um desses elementos, os outros dois serão afetados. Por exemplo, se ajustar o  plano do projeto para encurtar a agenda, você pode aumentar os custos e diminuir o escopo.

Henry Gantt (1861–1919) estudou a fundo a ordem das operações no trabalho. Seus estudos de gerenciamento enfatizaram a construção de navios durante a Primeira Guerra Mundial. Seus Gráficos destacam a sequência e a duração de todas as tarefas em um processo. Os diagramas de Gráfico de Gantt são comprovadamente uma ferramenta analítica avançada para os gerentes e permaneceram  praticamente inalterados por quase cem anos. Somente nos anos 90 o Microsoft Office Project adicionou linhas de vínculo a essas barras de tarefas, descrevendo dependências mais precisas entre as tarefas.

Com o passar dos anos, o Microsoft Office Project incluiu ainda mais informações nas linhas, como  linhas de progresso em relação a uma linha de base, variações e linhas descrevendo o progresso do status em um determinado ponto no tempo.

Gantt, e outros ajudaram a tornar o gerenciamento de projeto uma função empresarial distinta que requer estudo e disciplina. Nas décadas que levaram à Segunda Guerra Mundial, métodos de marketing, psicologia industrial e relações humanas começaram a despontar como partes integrantes do gerenciamento de projeto.

O que é projeto

É um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.
Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

O ciclo de vida de um projeto

Ciclo PDCA

Planejar (plan): Definir Meta / Definir método

Fazer (do): Educar e Treinar / Executar / Coletar dados

Checar (check): Metas x Resultados

Agir (Act): Ação: corretiva, preventiva, melhoria

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que busca melhorar os processos através de 4 ações: Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Agir (act). Assim você poderá compreender não só como surge o problema, mas como ele poderá ser solucionado.

Identifique as oportunidades de melhoria e coloque em ação o que for necessário para promover tal aprimoramento buscando melhor qualidade e eficiência nos resultados.

Fonte: PMI (PMBOK 5ª. Ed 2014)

O MS Project

O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985. A principal característica deste programa sempre foi a facilidade de uso. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso, no entanto seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.
Dentre os inúmeros recursos que o programa oferece no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:

Geral

– Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas na década de sessenta, mas totalmente superados.
– Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt e gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados.
– Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo Término-Início, Início-Início, Término-Término e InícioTérmino.
– Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras.
– Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de “tarefas de resumo”. Este aspecto e muito útil na criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
– Permite uso de subprojetos.
– Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas.
– Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios.
– Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação.

Tempo (datas e folgas)

– O calculo da rede e feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente.
– Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados.
– O calculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”.
– Permite uso de “datas programadas” para as tarefas.

Recursos

Os recursos são ligados diretamente às tarefas.
– Existem três tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento), material e custo.
– Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.

Custos

– Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos.

A estrutura do MS Project

Gostou? Estas foram apenas algumas características e recursos que o MS Project oferece para o gerenciamento de projetos. Participe deste curso e domine esta ferramenta com segurança.

Conteúdo oferecido com pelo Curso de MS Project. Saiba mais >>

Fontes: Citada no artigo, além de conteúdo predominante de Valter Martins, professor e colaborador do Instituto Bramante

Edição: Instituto Bramante

Nota: De artigo publicado em junho/23